Q&A zum Beitrag „Virtuelle Haupt-, General-, oder Mitgliederversammlungen mit Online-Wahlen “

mit Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One GmbH

Herr Schettler, wie verstehen Sie Ihre Software: Eine Lösung für Veranstaltungen oder mehr Mitgliederversammlung? Arbeiten Sie mit anderen Anbietern zusammen?

Schettler: Unsere Lösungen sind grundsätzlich auf die notwendigen Anforderungen und Formate konfigurier- und skalierbar. Unsere Teilnehmermanagement-Software kommt bei den unterschiedlichsten Veranstaltungen zum Einsatz – sowohl bei Präsenz- als auch bei Online- oder Hybridveranstaltungen. Das Wahlsystem adressiert vorrangig Formate wie Haupt-, General-, oder Mitgliederversammlungen, bei denen die Durchführung von rechtssicheren Wahlen ein wesentlicher Bestandteil der Veranstaltung ist. Das Wahlsystem ist aber ein separates System und kann auch ganz unabhängig von unseren Teilnehmermanagement-Lösungen eingesetzt werden. Mit anderen Anbietern ergeben sich projektbezogene Kooperationen oder Schnittstellen, so z.B. zu Event-App-Anbietern oder Streaming-Dienstleistern. Ansonsten gibt es keine konkrete Zusammenarbeit, da wir all unsere Lösung komplett inhouse entwickeln und nichts „dazukaufen“.

Sie haben in Ihrem Beitrag ein vorausgefülltes Formular angezeigt. Funktioniert das über eine Schnittstelle zum vorhandenen CRM der Firma?

Schettler: Programmierte Schnittstellen zu CRM-Systemen sind technisch machbar, jedoch immer aufwendig umzusetzen. Es stellen sich zudem neben technischen Fragen auch immer eine Reihe von inhaltlichen Fragen, insbesondere wenn Daten auch wieder zurückgespielt werden müssen. Welche Daten sollen z.B. automatisch in das CRM übernommen werden? Von daher findet der Datenaustausch in der Regel über Import und Export der Teilnehmerlisten statt. Der Kunde liefert uns einen Verteiler (selektiert in seinem führenden System), wir importieren diesen und liefern diesen nach dem Event, um entsprechende Daten ergänzt, wieder an ihn zurück.

Wird die Anwesenheit der Mitglieder (Anzahl) bei der Wahl erfasst?

Schettler: Aktuell erfassen wir, wie viele „unique“ Personen im Stream eingeloggt sind. Wir wissen zudem, wie viele Wahl-Token im System zur Wahl berechtigt sind (Stichwort Beschlussfähigkeit). Wie viele Personen im Wahl-System eingeloggt sind, wird nicht erfasst. Diese Zahl wäre auch relativ wenig aussagekräftig. Personen loggen sich zwischendurch auch wieder aus oder sind evtl. auf zwei Geräten gleichzeitig eingeloggt. Eine Präsenzerfassung wie bei LIVE Veranstaltungen üblich, lässt sich aus unserer Sicht bei virtuellen Veranstaltungen nicht umsetzen, ist juristisch nach unserer Kenntnis aber auch nicht erforderlich.

Können auch unterschiedliche Stimmzahlen abgebildet werden (Beispiel: Mitglied A: 2 Stimmen, Mitglied B: 11 Stimmen)?

Schettler: Ja, das ist möglich. Jede Stimme kann eine unterschiedliche Gewichtung haben. Diese muss uns im Einladungsverteiler oder auf anderem Weg mitgeteilt werden. Ist eine Wahl einmal aktiviert und wird bereits abgestimmt, können jedoch keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Kann das System abbilden, wenn Mitgliedsfirmen jeweils nur eine Stimme haben, aber mehrere Vertreter einer Firma an der MV teilnehmen können?

Schettler: Ja, das ist möglich. Solche Anforderungen integrieren wir in das Teilnehmermanagement. Hier können weitere Personen mit angemeldet werden, jedoch erhält nur die Hauptperson den Wahl-Token und kann an der Abstimmung teilnehmen.

Zusätzlich können sich auch (Ehren)Gäste oder Mitarbeiter anmelden, die dann den Link zum Stream erhalten, aber ebenfalls keine Wahl-Token oder Stimmrechte.

Lassen sich sowohl „Ja“ als auch „Nein“ und Enthaltungen bei Wahlen online erfassen – und zwar sowohl bei anonymen Wahlen, als auch namentlichen?

Schettler: Wir können im Wahlsystem „Ja“, „Nein“ und Enthaltung erfassen, ebenso kann man bei Bedarf auch ungültig stimmen. Wir können auch Personenwahlen mit definierten Auswahlmöglichkeiten abbilden (z.B. 10 Kandidaten stehen für den Aufsichtsrat zur Verfügung, jedes Mitglied hat 3 Stimmen). In der Regel haben wir geheime Wahlen und keine Personenwahlen. Hier wären die konkreten Anforderungen und die Machbarkeit im Online-Kontext zu besprechen. Wir liefern nach der Abstimmung ein Wahlverzeichnis, in dem alle Mitglieder, die gewählt haben, aufgeführt sind, nicht aber wie abgestimmt wurde.

Was kostet Ihr Angebot? Wenn es mehrere Preismodelle gibt, wie setzen sich diese zusammen?

Schettler: Grundsätzlich kalkulieren wir immer projektbezogen und bezogen auf die konkreten Anforderungen. Unsere Angebote beinhalten in der Regel die Positionen Beratung und Projektmanagement, Grafikleistungen, Entwicklungskosten und Administrationskosten sowie Kosten für Hardware und Betreuung vor Ort (sofern notwendig). Teilnehmerzahlen sind weniger ein Kriterium für uns. Die Kosten ergeben sich vor allem aus dem Abstimmungsaufwand und aus der Komplexität des Teilnehmermanagements. Gibt es beispielsweise unterschiedliche Gästekategorien, die unterschiedliche Versionen der Anmeldung zu sehen bekommen, erhöht sich zwangsläufig der Aufwand durch Abstimmungen, Entwicklung und auch das Testen.

Das Wahlsystem ist mittlerweile weitestgehend standardisiert und somit gut kalkulierbar. Hier ist die kostenrelevante Komponente nur die Anzahl der einzurichtenden Stimmzettel. Für Verbände mit vielen Events pro Jahr bieten wir auch ein kostengünstiges Lizenzsystem namens „Eventry“ an. Hier werden nach initialen Einrichtungs- und Schulungskosten nur moderate Pauschalen pro Event abgerechnet, der Kunde macht in diesem System aber auch vieles selbst.

Wenn man die Mitgliederversammlung mit eigenem kleinem Equipment selbst live streamen möchte, welche technischen Voraussetzungen (Webcam, Ton-, Lichttechnik, eigene Internetleitung) bzw. Mindestanforderungen gibt es? Können Sie Tipps geben?

Schettler: Es braucht in jedem Fall eine breitbandige und stabile Internetverbindung (mind. 10Mbit Upload). Hinzu kommen ein oder besser zwei Kameras sowie einen Bildmischer. Gute Beleuchtung und Mikrofonie ist ebenfalls notwendig, dazu kommt dann ein sog. Encoder, der das Bildsignal in entsprechende Auflösungen und Formate umwandelt sowie der Streaming Server, zu welchem das Signal hochgeladen werden muss und von welchem dann der Stream ausgespielt wird.

Grundsätzlich würden wir aber nicht dazu raten, hier selbst tätig zu werden. Professionelle Anbieter beginnen mit kleinen Paketen auch bereits bei 4.000 bis 5.000 Euro all inklusive. Das Thema hat Potential für Fehler und technische Schwierigkeiten, so dass man hier lieber auf entsprechende Profis setzen sollte.

Sollten Kunden aber hier eigene Lösungen oder Anbieter haben, so können wir diese in der Regel problemlos integrieren. Man müsste also nicht einen Anbieter über uns wählen.